英語メールの書き出し
”I hope this email finds you well.”
非常に丁寧なメールの書き出し。
普段は最初のやりとりだけ丁寧な挨拶をする英語メールでは、”I hope this email finds you well.” が定番となっています。
直訳すると、
「あなたがこのメールを見つけてくれますように。」
というような意味合いですが、メールの挨拶文なので「こんにちは」ぐらいのニュアンスになります。
ちなみに I hope から始まるこのフレーズが必ず必要かというとそうでもなく、”Hello” や ”Hi” から書き出しても全く問題ありません。
あえて丁寧な言い方をするなら…という感じですね。
”Good day.” “Good morning.” “Good afternoon.”
またこのようなシンプルな表現で書き出しても全然大丈夫です。
- Good day.
- Good morning.
- Good afternoon.
そのときの時間帯に合わせる形です。
「○○に所属している××です」
こんな表現もおすすめ。
from はメールの書き出しにも使えて、「from 会社名」でその会社に所属していることを表します。
日本語でもよく見かけるメールの書き出しですよね。
Hello や Hi は使える？
冒頭でも少し触れましたが、Hello や Hi といった一般的な挨拶が、英文メールの書き出しでも使えるかどうかという疑問をときどき耳にしますが、
全然使えます。
日本語のようなビジネス敬語のようなものがないので、話し言葉のようにメールで挨拶して問題ありません。
僕も英文メールに慣れるまでは、Hello, Hi がカジュアル過ぎるかな？と疑問に思って使うのを躊躇していたのですが、やはり英語には日本語特有のビジネス敬語のようなものがないので、Hello や Hi も日常的にビジネスメールの挨拶として使うことができます。
相手の名前は「Dear ○○」
ちなみによく見かけるメールの書き出し、「Dear」については一般的にはこんな風に使われます。
- Dear Mr. Yamada.（男性が相手）
- Dear Ms. / Madam Yamada.（女性が相手）
相手が男性とわかっていたら「Mr.」を付け、女性とわかっていたら「Ms./Madam」を付けるのが一般的。
この Dear については、特に入れても入れなくても大丈夫で、上記に記しているような Hello, Hi, Good day から始めるのも全然アリです。
相手の名前がわからないとき
ビジネスの場合でも、相手の担当者名がわからないことってありますよね。
そういうときはこのフレーズを書き出しとして使いましょう。
To whom it may concern
意味的には「担当者様」というニュアンスで、関わっている人たちへのメッセージをメールにしたいときに使います。
英語メールの結び
さて、次は英語でメールするときの結びの部分。
日本語でいうと「何卒よろしくお願いします。」に該当する部分になります。
かなり丁寧な表現 “Sincerely yours”
メールの結びに使われる定番表現として、Sincerely yours が挙げられます。
こちらはかなり丁寧な表現で、
- 目上の人（先生など）
- 上客
- 得意先
- 懇意にしている人
などが相手のときに使われます。
丁寧な表現 ”best regards”
むしろ best regards のほうが一般的といえるかもしれません。
これだけでも十分丁寧な表現になりますので、普段のビジネスメールには best regards を使うのがオススメ。
その他にも結びの一言に添えるものとしては、
- Thank you
- Best wishes
- Sincerely
の３つであればどれでも丁寧な印象を与えます。友達同士でも使うことがよくあります。
ビジネス特有の件名
残るは件名。
件名については日本語でもそうなのですが、極力シンプルにするのが基本です。
- ミーティングの日時を伝える
Meeting agenda on April 1st.
４月１日のミーティング内容 - 何かを確認したいメール ”confirmation for 〇〇”
Confirmation for Process
工程確認 - 見積もりメール ”quotation for 〇〇”
Quotation for a move
引っ越しの見積もり
いずれも無駄なものが一切ないですよね。
confirmation for ○○ と quotation for ○○ については、ビジネスメールでよく見かける定番の件名ですので、この２つは必ず覚えておきましょう。
その他の英語メール表現
その他には以下の２つを定番表現として覚えておくのがおすすめ。
- お返事をお待ちしています。
I look forward to hearing from you. - もし質問があればいつでも連絡ください。
If you have any further questions, please feel free to contact me anytime.
英文自体は長いものの、日本語でも馴染み深い表現だと思うので、メモ帳に保存しておいたり、PCの辞書機能に保管しておくと便利かもしれませんね。
まとめ
以上、カジュアル～ビジネスまで、おそらく最も気になるであろう書き出しから、うっかり忘れてしまいそうな結びまでまとめていきました。
最後に紹介したように、ビジネスメールの大半は定型文なので、ある程度メモ帳に挨拶のレパートリーを保存しておいたり、PCの辞書機能に保管しておくと業務効率化が図れます。
毎度、「もし質問があればいつでも連絡ください」のような長い英文をタイピングするのは大変ですからね…。
参考になりましたら幸いです。
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